QuickBooks 初学者教程

引言

QuickBooks 是一款易于使用的会计软件，非常适合初学者和初创公司。它使财务报告、费用跟踪和开票变得更加容易。用户可以利用其友好的界面快速跟踪现金流、做好税务准备并管理财务。为了提高簿记效率，它还提供了自动下载银行交易和与知名应用集成等功能。它通过提供指导性课程和支持，帮助用户（即使是新手）快速入门。无论您是处理工资单还是为报税季做准备，它都是一个能随公司需求而扩展的有效工具。

选择合适的版本

• QuickBooks Online： 它是一款功能强大的基于云的会计程序，专为小型企业设计。它通过让用户可以从任何地点处理发票、跟踪收入和支出以及创建报告，简化了财务管理。上手很简单：客户只需注册，连接他们的银行账户，个性化发票，并启用自动费用分类。其简洁的界面能提供公司财务的实时洞察。QuickBooks Online 通过与各种应用程序和工具的无缝集成，帮助企业简化会计流程，确保准确的簿记，并简化报税季。
• QuickBooks Desktop： 这款强大的簿记程序适用于各种规模的企业。首先，在电脑上安装该软件并创建一个公司文件，该文件将存储您所有的财务数据。为确保精确性，请输入初始余额，连接到您的银行账户，并自定义公司科目表。您可以使用 FileMaker Desktop 监控支出、管理发票和生成报告。由于其众多功能，如处理工资单和库存，它是高效财务管理的重要工具。无论您是财务新手还是从传统方法过渡过来的经验丰富的专业人士，它都能优化您的工作流程。
• QuickBooks Self-Employed： 这是一款定制化解决方案，旨在帮助小型企业主、独立承包商和自由职业者轻松管理他们的财务。它通过用户友好的布局简化了收入、支出和里程的跟踪。为确保符合税务要求，用户可以轻松创建财务报告、计算季度税款并对交易进行分类。通过与 TurboTax 的集成，可以快速完成报税，从而节省金钱和时间。对于刚刚起步的人来说，这是一个必不可少的工具，因为它能准确反映他们的财务状况，让他们专注于业务增长，而不是为复杂的簿记而烦恼。
• QuickBooks Enterprise： 这是一款功能丰富的会计程序，专为需要超越基本簿记功能的成长型企业设计。它提供了强大的功能来跟踪销售、管理库存和生成详细的财务报告。它通过针对特定行业的解决方案，满足制造业、建筑业、零售业等领域的需求。它支持多达 40 个用户，非常适合大型团队。即使对于不熟悉会计软件的人来说，其直观的布局也能确保轻松导航。对于希望加强财务监督和简化运营的企业来说，这是一个极好的起点。

设置您的 QuickBooks 账户

• 注册 QuickBooks： 这是简化您会计流程的第一步。QuickBooks 是一个易于操作的工具，可以帮助个人和小型企业主高效地管理他们的账户。要开始使用，请访问他们的网站，选择一个计划，并通过输入电子邮件地址和创建密码来设置账户。这是一个简单快捷的过程，为跟踪支出、处理发票和生成财务报告奠定了基础。注册后，您将可以使用简化簿记的资源，让您专注于业务增长，而不是处理混乱的账目。
• 下载和安装： 设置 QuickBooks 的第一步是获取并安装该应用程序。首先，访问 QuickBooks 官方网站，选择一个符合您业务需求的版本。购买后下载安装文件。文件上传后，打开它以开始安装过程。遵守屏幕上的指示，选择所需的安装位置，并同意许可协议。安装后启动 QuickBooks，输入您的产品和注册码，完成设置。现在您可以有效地创建和管理您的账户了。使用 QuickBooks，入门过程既快速又简单。
• 初始设置： 设置 QuickBooks 账户包括一个重要的初始设置步骤，为高效的财务管理奠定基础。在此阶段，用户需要配置公司信息，如公司名称、行业和财政年度。为确保收入、支出、资产和负债得到适当组织，准确准备科目表至关重要。此外，用户可以连接银行账户并调整设置以适应其业务需求。这个初始设置简化了后续的簿记任务，从而能够有效监控金融交易并生成有见地的报告。充分重视初始设置可确保 QuickBooks 根据公司的特定需求进行定制。

导航 QuickBooks 界面

仪表板概览

• 银行账户： 精确监控您公司的财务健康状况是必要的。仪表板的“银行账户”部分提供了您所有关联账户的概览，包括近期活动和当前余额。您可以通过将您的金融账户连接到 QuickBooks 来自动上传交易，并简化分类和对账任务。此功能通过简化您的会计流程，确保您的财务信息准确且最新。为了清楚地了解公司的财务健康状况，初学者应经常研究此部分。
• 费用： 费用是 QuickBooks 的一个重要组成部分，为您提供公司支出的摘要。您可以使用 QuickBooks 仪表板的“费用”区域管理发票、分类支出并跟踪资金去向。它通过细分从物料到水电费的所有成本，提供有关您现金流的信息。了解这一区域使您能够监控支出模式并确保财务状况良好。对于新手来说，经常查看此部分将有助于了解情况并做出明智的财务决策，最终实现更好的企业管理。
• 利润与亏损： 这对于监控您公司的财务健康至关重要。它通过提供您的收入和支出摘要，帮助您确定您的公司是否盈利。该报告显示了特定时期的净利润或亏损，分解了收到的和花费的金额。可以通过打开“报告”并选择“收入与亏损”来查看它。充分了解您组织的成功并做出准确的财务决策是必要的。为了发现趋势并进行健全的财务管理，初学者应经常研究这份报告。
• 发票： 您可以使用发票向客户收取商品或服务的费用。您可以使用仪表板概览轻松创建、管理和跟踪账单。此工具可帮助您准确记录逾期付款，并确保及时跟进。仪表板通过显示数量、付款状态和到期日等关键信息，让您快速了解应收账款情况。作为新手，熟练掌握 QuickBooks 的开票流程对于有效的现金流管理至关重要，使其成为您业务财务运营的基石。

菜单导航

• 主页： 这是管理您财务的中心，清晰地展示了您公司的财务状况。它包含账户余额、利润和亏损报告以及即将到来的任务等关键元素，是初学者入门的理想之地。仪表板通过显示销售额、费用和账单等关键信息，帮助客户快速跟踪其财务业绩。“主页”区域易于使用，让新手能够快速获取重要信息并加快其会计流程。它是高效处理 QuickBooks 的基石。
• 客户： 这是菜单导航中一个至关重要的组成部分，特别是对于新用户。用户可以使用此工具跟踪付款并管理客户关系的各个方面。在“客户”选项卡下，您可以生成客户交易报告、发送对账单、查看未结余额以及创建新的客户资料。跟踪谁欠您钱、确保按时付款以及保持财务记录井然有序，都依赖于这一部分。对于使用 QuickBooks 的新手来说，熟练掌握“客户”选项对于确保业务成功和高效的财务管理至关重要。
• 供应商： 对于新手来说，这是菜单导航的一个重要组成部分。用户可以通过此功能安排和管理与承包商和供应商的业务往来。用户可以通过导航到“供应商”选项卡方便地管理账单、跟踪付款以及添加新的供应商资料。它还提供处理采购订单和监控支出的功能。新手可以通过学习如何使用“供应商”选项来确保准确及时的交易，从而简化财务流程。这一基础知识对于保持良好的供应商关系和使用 QuickBooks 高效管理业务资金是必要的。
• 员工： 这对于有效的员工管理至关重要。新手可以使用此选项添加和管理员工详细信息，如薪资、福利和个人数据。设置工资单、管理预扣税款和生成工资支票都变得轻而易举。为确保准确的工资处理，该部分还提供了管理员工时间跟踪和支出的解决方案。您可以通过熟悉“员工”选项来简化行政程序并保持记录井然有序，从而提高公司的生产力和合规性。使用 QuickBooks 进行有效的人员管理需要了解如何使用此工具。

建立您的业务

添加您的银行账户

• 连接您的账户： 在 QuickBooks 中，转到仪表板的“银行业务”选项以连接您的银行账户。选择“连接账户”后，搜索您的银行。只需按照说明安全地输入您的银行信息即可。连接后，QuickBooks 将立即导入您的交易，使您的财务跟踪更加高效。此功能可确保您账簿的准确性，同时减少人工数据录入并节省时间。连接您的银行账户是保持财务有序的关键第一步。这将帮助您管理现金流、核对账户，并充满信心地为报税季做准备。
• 导入交易： 这是有效簿记的关键一步。当您连接了银行账户后，QuickBooks 会自动导入您的交易以简化跟踪。通过省去人工数据录入，此功能在节省时间的同时确保了准确性。要导入，请在“银行业务”菜单下选择您的账户，然后点击“从文件上传”。只需按照说明提交您的 CSV、QBO 或 OFX 文件即可。导入后，检查每笔交易并分配一个类别。此过程有助于为您的公司生成准确的报告，并保持您的财务记录最新。

设置科目表

• 访问科目表： 设置账户的一个重要步骤是完成“访问科目表”部分。初学者可以用它来查看、添加和管理所有跟踪其资产、负债、收入和支出的账户。通过访问此图表，用户可以确保准确报告、跟踪财务表现并对交易进行分类。QuickBooks 教程中的分步说明使新用户更容易导航和根据其特定业务需求定制科目表。这为有效的财务管理奠定了基础。
• 添加新账户： 您可以通过添加新账户来跟踪一系列活动，包括收入、支出、资产和负债。要添加账户，请在“会计”菜单下导航至“科目表”页面。选择账户类型后，点击“新建”并输入必要的信息，例如账户编号和名称。正确分类账户有助于确保准确的财务报告，从而更容易有效地管理公司财务。这个简单的步骤对于保持可靠且组织良好的记录至关重要。

管理客户与销售

添加客户

• 创建客户资料： 这些资料存储了客户姓名、联系信息和付款条款等重要信息。要添加新客户，请转到“客户”选项卡并选择“新客户”。输入所需数据，例如您的电子邮件地址、账单地址和首选付款方式。创建准确的客户资料有助于沟通、跟踪付款和开具发票。这是一项基础任务，通过提高准确性和节省时间，确保您组织的顺利运行。更新资料对于维持富有成效的客户关系至关重要。
• 跟踪客户交易： 通过精确记录销售、付款和退款，此过程可帮助您保持财务记录的井然有序。跟踪交易的第一步是在 QuickBooks 中添加新客户并输入其详细信息，包括姓名、联系信息和付款条款。添加后，创建发票、跟踪付款和监控未结余额都变得简单。通过持续记录这些交易，您可以监控现金流、追查未付发票并保持准确的财务记录，从而清晰地了解每个客户的财务活动。

创建发票

• 生成发票： 要开始，请点击“销售”页面并选择“发票”。选择“新发票”即可开始。输入客户的信息，例如姓名和电子邮件地址。接下来，添加要开具发票的产品或服务，以及价格和数量。QuickBooks 会自动计算总额。检查所有细节是否正确后，点击“保存并发送”即可立即将销售账单发送给客户。在 QuickBooks 中创建发票将简化您的开票流程，确保记录准确和及时付款。
• 发送发票： 在您输入所有必要信息后，包括客户姓名、他们收到的项目或服务以及总金额，点击“保存并发送”。这样做可以通过电子邮件立即将发票发送给您的客户，从而保证快速交付。您可以个性化电子邮件信息，根据需要添加更多文件，并在 QuickBooks 中监控发票的进度。此功能简化了开票流程，有助于更有效地管理客户付款。

记录付款

• 记录客户付款： 保持最新的财务记录并将付款与发票匹配，确保准确性。这门 QuickBooks 初学者课程帮助用户有效管理现金流、维持准确的应收账款并记录付款。是简化您会计工作的理想选择！
• 跟踪未结发票： 这对于保持准确的财务记录和健康的现金流至关重要。将显示所有发票的列表，包括逾期发票。要快速找到未付账单，请使用筛选器按到期日或金额排序。选择一张发票并使用“发送提醒”选项提醒您的客户。经常检查此列表以确保按时付款，并在收到资金时更新发票状态。有效的跟踪确保不会遗漏任何发票并简化会计程序。

管理供应商与费用

添加供应商

• 创建供应商资料： 这对于有效管理供应商信息是必要的。导航至“费用”页面，选择“供应商”，最后点击“新供应商”以添加供应商。输入姓名、电话号码和付款条款等信息。这可以简化付款、跟踪和供应商通信。
• 跟踪供应商交易： 这确保了精确的成本控制。首先将供应商信息输入 QuickBooks。在相应的供应商下记录每笔交易，包括付款和采购。此过程有助于预算管理、简化税务准备和保持财务清晰。定期更新可保持您的账户准确和最新。

记录费用

• 录入费用： 这使得跟踪和控制您的开支变得更容易。如果您是初学者，请转到“费用”选项卡并选择“录入费用”。输入费用的类别、金额和日期等信息。此程序可让您全面了解您的业务支出，并确保财务记录的准确性。
• 附加收据： 通过直接将收据照片上传到交易中，可以保证准确的记录保存和轻松检索。此功能有助于保持记录井然有序，从而促进高效的簿记和支出验证。它简化了财务管理并提高了记录保存的准确性，非常适合新手。

支付账单

• 记录账单： 为正确记录费用，它允许用户输入和跟踪供应商账单。此功能有助于保持财务记录的井然有序，从而促进现金流管理和付款计划。是高效使用 QuickBooks 簿记的必要条件。
• 支付账单： 借助此功能，客户可以在软件内直接监控、计划和支付账单，确保按时付款和准确记账。QuickBooks 通过简单易懂的流程简化了企业财务管理。

管理员工和工资单

设置工资单

• 添加员工： 这是一个简单的过程，对于精确的工资单管理至关重要。首先，转到“工资单”部分并选择“添加员工”。输入您的付款偏好、税务信息和个人信息。在保存之前，请确保所有信息都是正确的。此步骤对于顺利的工资单处理和合规性至关重要。
• 设置工资单： 这包括设置薪酬等级、税务信息和员工详细信息。首先输入员工信息，例如姓名、住址和社会安全号码。接下来，创建薪酬计划并包括任何必需的福利或扣除项。设置联邦和州税率将保证正确的税款计算。

运行工资单

• 处理工资单： 这是员工薪酬管理中至关重要的一步。在支付款项之前，它涉及计算工作小时数、扣除项和税款。此工具通过为新手简化流程，确保工资单处理的准确性和速度。要轻松完成支付，请导航至工资单菜单，检查详细信息并确认。
• 跟踪工资单费用： 这有助于您公司的有效财务管理。首先要准确分类费用并输入工资单数据。利用 QuickBooks 的报告来监控工资单费用并确保准确性。此功能简化了财务规划和预算编制，同时为您提供了工资单成本的全面视图。

财务报告

生成报告

• 访问报告： 它提供有关您公司财务健康的深刻信息。初学者可以通过此功能生成和审查有关交易、收入和支出的详细报告。这些报告易于配置，有助于跟踪绩效和制定决策。熟练掌握访问报告对于有效的财务管理至关重要。
• 自定义报告： 用户可以根据自己的需求定制财务数据。新手可以通过修改筛选器、选择特定日期段和首选报告格式来生成突出相关信息的报告。此功能增强了决策和数据分析能力，确保报告准确且有用。

分析财务数据

• 审查关键指标： 在使用 QuickBooks 分析财务数据时，这是至关重要的。关注收益、成本和毛利率等重要指标。定期检查这些指标以监控公司表现、发现模式并做出明智的决策。QuickBooks 用户友好的仪表板和详尽的报告简化了这一过程。
• 做出明智决策： 通过使用 QuickBooks 工具，您可以有效地评估您的数据。了解成本、盈利能力和现金流等重要指标。准确的财务信息指导战略决策，支持资源优化、增长规划和公司的财务稳定。

高级功能与技巧

与其他工具集成

• 连接第三方应用： 这可以加快流程并增强功能。用户可以通过连接这些应用来自动化任务、同步数据并访问根据其需求定制的高级功能。通过这种集成，QuickBooks 成为企业更强大的工具，可简化会计、提高生产力并确保流畅的工作流程管理。
• 自动化流程： 它与其他工具集成以提高效率。此功能通过简化数据输入和开票等重复性操作，最大限度地减少了人为错误和工作量。您可以将您的客户关系管理或电子商务平台与 QuickBooks 集成，以确保无缝数据流，从而提高财务管理的准确性并节省时间。

设置定期交易

• 创建定期发票： 它通过自动生成发票来简化开票流程。您可以使用此功能设置按预定周期重复出现的发票，这在 QuickBooks 新手入门教程中有介绍。QuickBooks 会处理剩下的事情；您只需输入一次信息，选择频率，即可节省时间和保持一致性。
• 安排付款： 自动化重复性任务，确保按时支付账单，无需人工输入。转到“定期交易”区域，选择“安排付款”，然后输入付款信息和频率进行设置。此工具可轻松处理付款，节省时间并减少滞纳金。