正式沟通的优缺点

正式沟通是指组织在遵循已建立、官方或预先设定的规则、政策和法规进行沟通。已建立的指挥层级决定了正式沟通的流程。

换句话说，正式沟通是指在正式组织框架内进行的信息流动。它遵循官方组织的指挥结构。遵循公认的规则，内部信息从一个人传递给另一个人。然而，这种沟通系统既可用于内部目的，也可用于外部目的。

优点

建立纪律

正式沟通的主要优点是良好的纪律。个人的纪律能力将取决于他们执行任务和活动的效果以及他们之间的沟通效果。由于每个人都确切地知道谁向谁汇报以及如何与他们取得联系，因此组织的层级结构应该被明确定义，并且正式沟通应该用于内部消息。

此外，通过正式沟通，组织成员也意识到纪律对于团体的高效运作和团体目标的实现是必要的。因此，正式沟通具有维持纪律的优点。

建立权威

它精确地定义并分配了权力。通过在公司内使用正式沟通，可以促进高层和低层人员之间的有效信息流。因此，新员工或低层人员能够更好地理解他们各自的角色以及他们上级的角色。

提高效率

当组织成员对正式沟通的重要性和意义更加了解时，他们就能更好地履行自己的职责和义务，从而提高整体效率。因此，这是正式沟通的基本好处之一。

可控沟通系统

正式沟通网络是可管理的、实用的，并且在个人控制之下。当人们无法通过特定渠道有效地理解某些特征或对象时，可以进行更改。通过改变沟通方式，有时可以更好地传达信息或指令。

减少错误和失误

正式沟通不太可能导致错误和失误。由于在正式沟通的范围内，消息通常是简单、直接、易于理解并且来自可靠的来源，因此发生错误和失误的可能性通常会降低。

永久记录

在办公室或企业中，沟通通常以正式的方式进行，官方沟通文件在公司内部以硬拷贝和数字形式保存。当人们需要参考来解决他们的问题时，可以轻松地验证或交叉检查信息。因此，正式沟通的永久记录是一个重要的优点，这是合乎情理的。

快速支持

通过正式沟通，人们通常可以获得更广泛的支持和帮助，这使得任务能够快速完成。人们能够获得足够的信息，无论是口头的还是书面的，这些信息对于快速完成活动是必要的。简单来说，正式沟通被认为可以获得更专业的响应，这是另一个重要的优点。

改善工作协调

正式沟通可以改善工作协调。由于清晰的消息传递和明确的指挥链，公司内不同部门之间的正式沟通可以帮助他们更好地协调工作。

整合与协调

成员之间的协作和整合对于提供所需结果并支持组织的有效运作至关重要。正式沟通有助于人们认识到他们不能单独工作，必须相互协作和整合才能实现目标。

知识扩展

通过正式沟通，个人能够以有组织的方式增加他们对执行工作职责所需的技术、策略和程序的知识和理解。

此外，团队成员利用他们的知识为问题提供解决方案。考虑到这一点，知识扩展被认为是正式沟通的主要好处之一。

技能和能力的发展

通过正式沟通，参与者获得支持和帮助来发展他们的技能和能力。对于个人来说，发展他们的能力和才干，以便以有组织的方式履行工作职责并实现职业和个人目标至关重要。正式沟通也可以促进这一点，使其成为不可忽视的优势之一。

提高准确性和可靠性

通过正式沟通，个人可以提高准确性和可靠性。组织成员在其行为和履行职业义务时必须是可靠和准确的。正式沟通允许获取对于提高准确性和可靠性至关重要的技术和策略。因此，它被认为是一个重要的好处。

参与者之间的社会关系形成

团队成员之间的社会联系和关系也很重要。这些对于有效地履行工作职责、实现预期结果、在工作中感到满意以及改善组织结构至关重要。

工作职责的信息以正式方式传达给人们。因此，正式沟通的一个最重要的好处是它鼓励参与者之间形成社交术语。

缺点

耗时

由于必须通过各种渠道进行，因此总监或主管花费大量时间与整个员工队伍正式沟通可能很耗时。因此，信息可能无法在更短的时间内获得。所以，耗时被认为是正式沟通的一个缺点。

决策缓慢

参与者在通过正式沟通做出快速决策时可能会遇到问题和困难。这是因为正式沟通通常需要较长时间才能得到响应。因此，在正式沟通中，当需要立即做出决策时，常常会出现障碍。所以，决策延迟被认为是正式沟通的一个缺点。

缺乏礼貌

实施正式沟通时，有时会出现缺乏礼仪的情况。当领导者在不礼貌的情况下向其下属下达命令或指示时，会缺乏 camaraderie 和专制语气。因此，缺乏Cordiality 被认为是正式沟通的一个主要障碍。

昂贵

在使用正式沟通系统时，必须以恰当的方式遵守组织的规范和准则。有时，这会导致出现不必要的开支。由于与其他沟通方式相比，它更昂贵，因此与其他沟通方式相比，成本高昂被认为是正式沟通的另一个缺点。

缺乏主动性

通过使用这种沟通方式，个人有时可能无法在工作中产生主动性。缺乏主动性使得人们难以实现预期的目标和目的。相反，他们必须不断遵循既定的操作。因此，缺乏主动性被认为是正式沟通的另一个缺点。

采取统治姿态

在企业中，信息通常由上级发送，由下级接收，特别是以命令和指示的形式。官方沟通带有专制语气，因此下属通常无法忽视收到的上级指示。

即使下属承担了与工作相关的责任，个人仍然需要遵循上级的指示。因此，正式沟通被认为受到专制态度的严重限制。

误解

当下属无法有效解读信息时，他们很难按照上级的期望来履行工作职责。结果导致产生误解。从这个意义上说，可以认为频繁导致误解是正式沟通的一个基本缺点。

缺乏动力

当下属无法有效理解上级传达给他们的信息时，他们很难获得动力。无法建立动力被认为是履行工作职责的主要障碍之一。因此，它被视为正式沟通的限制。

目标达成延迟

正式沟通有时会给实现目标带来障碍。这些包括员工无法理解信息、他们做出有效决策的缓慢、他们缺乏愿望、兴趣和兴奋，以及他们的误解和僵化。这些原因会延迟目标的实现。

结论

正式沟通是指在组织内通过既定渠道进行的沟通。相比之下，非正式沟通是指在组织内自由传播并向各个方向流动的沟通类型。正式沟通和非正式沟通都有其优缺点。