什么是MIS（管理信息系统）？

管理信息系统（MIS）是一个由硬件和软件组成的计算机系统，作为组织运营的基础。MIS从各种在线系统收集数据，以支持管理决策、分析信息并报告数据。

在组织中，它被用于信息协调、控制、分析和可视化。人员、程序和技术都参与到组织环境中管理信息系统的研究中。它为企业和组织提供了促进沟通和信息流动的技术，有助于解决问题并为组织提供竞争优势。

MIS的作用

管理信息系统（MIS）是一个计算机化的财务数据数据库，建立和设计用于为公司内各级管理层生成定期运营报告。此外，通常可以轻松地从系统中获取特定报告。MIS的主要目标是向经理提供绩效反馈，以便高层管理人员能够监控整个业务。MIS通常将“实际”数据与“计划”结果和前一年的结果进行比较，以衡量实现目标的进展情况。

来自公司部门和职能的数据被发送到MIS。一些信息通过连接计算机的收银台自动收集，而另一些信息则定期手动输入。常规报告是预先编程并定期或按需执行的，而其他报告则通过内置查询语言获取。经理使用集成到系统中的显示功能，在通过网络连接到MIS的办公桌旁PC上检查进度。一些复杂的系统还会跟踪和显示公司股票的表现。

MIS的演变

为了理解管理信息系统的演变，将其历史分为四到五个时期是很有用的。

20世纪60年代中期至70年代中期

在计算机化MIS的早期，信息系统是集中的，只关注管理和治理需求。会计部门负责大多数信息系统及其报告。

20世纪70年代中期至80年代中期

尽管MIS仍然主要关注管理和监督，但其他部门也开始利用这项技术。额外的信息系统指导小组和用户主导的倡议通常确立了项目的形式和范围。

20世纪80年代中期至90年代后期

这一时期出现了集中式信息系统的增长和信息的分散化。每个部门都有自己的计算机网络。信息管理常被称为“放猫”。在此期间，许多企业中出现了一个新职位，负责各种信息系统的获取和运营。

20世纪90年代后期至今

在现代，信息系统仍然与治理和管理密切相关，但它们广泛分布，几乎每个员工都可以通过多个平台访问。为了让客户公司可以轻松访问供应商信息，他们的消费者也可以反过来访问这些信息，许多信息系统在不同的公司之间进行了集成。

未来

互联网带宽的快速增长导致了对云计算的严重依赖。一些人认为这预示着工人崛起的新时代，这是管理信息系统的时代。如今，几乎任何员工都可以通过多个平台轻松获取的工具做出明智的判断。那些创建和使用MIS信息的人之间的界限变得越来越模糊。

MIS的支柱

MIS由管理、信息和系统这三个支柱组成。下面将进一步描述这些。

1. 管理：通过与正式建立的团队成员合作并借助他们实现目标的艺术。以下是管理职责
   • 规划
   • 组织
   • 人员配置
   • 指导
   • 控制
2. 信息：具有上下文和意义的数据，其中数据是关于实体（实体是感兴趣的对象）的未处理信息
3. 系统：一组相互关联的元素，具有明确的边界，相互协作以实现单一目标。

MIS的组成部分

管理信息系统由五个组成部分组成：人员、业务流程、数据、硬件和软件。为了实现企业目标，每个组成部分都必须协同工作。

1. 人员：这些是系统的用户，他们利用系统跟踪日常业务交易。用户通常是受过教育的专业人员，例如人力资源经理和会计师。
2. 业务流程：这些是普遍接受的最佳实践，指导用户和所有其他组件如何有效地运行。用户、顾问和其他人创建业务流程。
3. 数据：记录的日常业务交易。银行通过存款和取款等交易收集数据。
4. 硬件：计算机、打印机、网络设备和其他项目构成了硬件。硬件提供处理数据的能力。此外，还提供网络和打印功能。
5. 软件：这些是利用硬件运行的应用程序。系统软件和应用软件是软件的两个主要划分。操作系统被称为系统软件。应用软件描述了用于执行业务操作的专用软件。

MIS的目标

MIS的主要目标是协助高管做出促进业务战略的决策，并实施公司的组织结构和动态，以更有效地管理组织并获得竞争优势。

MIS的一些目标如下

• 数据捕获：MIS从各种组织内部和外部来源收集数据。数据可以手动或通过计算机终端捕获。
• 数据处理：记录的数据经过处理以创建必要的信息。数据处理包括计算、排序、分类和汇总等任务。
• 信息存储：处理或未处理的数据存储在MIS中以备将来使用。任何不需要立即使用的信息都作为记录保存，供组织以后使用。
• 信息检索：管理信息系统根据需要从其数据库中获取数据供各种用户使用。
• 信息传播：组织的用户收到信息，这是管理信息系统的最终产品。它通过计算机终端定期或在线发生。

MIS的特点

• 系统方法：MIS遵循系统方法，这意味着对系统在创建目标背景下的运行进行逐步分析。它包括对组织子系统如何运作的全面视角。
• 面向管理：MIS的面向管理性质表明必须采用自上而下的MIS设计方法。根据自上而下的方法，管理需求和业务目标在系统开发开始时确定。MIS建议管理层与系统开发动态协作以实现管理决策的完整性。
• 根据要求：MIS的设计和开发应基于经理所需的数据。战略规划、管理控制和运营控制是三个不同的层次，在这些层次上可以找到所需的设计和开发信息。因此，MIS应满足组织层级中不同级别经理的独特要求。
• 面向未来：MIS的设计和开发应着眼于未来，使其不限于仅提供历史数据。
• 集成：一个完整的MIS将其所有子组件结合起来，提供相关数据以做出明智的决策。MIS的一个重要元素是集成系统，它结合了来自多个操作领域的数据。
• 通用数据流：这个概念支撑了系统分析的几个基本观点，包括减少重复、合并相关任务和简化流程。通用数据流的增加是一个明智且经济高效的想法。
• 长期规划：由于MIS涉及对组织成功的逻辑规划，因此它应始终作为长期计划来开发。分析师在创建MIS时应考虑业务需求和面向未来的分析。
• 子系统规划之间的相关关系：MIS的开发应分解为其相关的子系统。这些支持系统必须通过仔细规划才能发挥作用。
• 中央数据库：数据以表格形式呈现在中央数据库中。此数据库包含与库存、员工、客户和其他信息来源相关的数据。数据库负责记录插入、删除和更新过程。

管理信息系统（MIS）的类型

信息系统有各种形式，用于收集数据、提供报告并协助运营和中层经理做出决策。根据情况，使用多种管理信息系统。因此，选择合适的MIS类型至关重要。以下是一些常用MIS类型的解释

1. 管理报告系统

它是一个数据库，跟踪各个管理级别的所有财务和业务活动。中层经理通常利用管理报告系统，通过比较过去和现在的财务业绩来生成定期报告，以评估财务增长。中层经理也可以利用它来分析自己的业绩。高级经理使用报告系统提供的数据，将公司的当前财务状况和运营效率与公司既定目标进行比较。

2. 过程控制系统

该系统专注于物理或工业业务活动，例如汽车组装、石油精炼或金属制造。过程控制系统持续收集数据并生成系统性能报告。该报告有助于管理层评估过程的运行情况，并提供特定事件发生时间的信息。此外，它还揭示了生产系统偏离周期性生产过程的频率。此类数据对于评估生产系统效率和维护工人及设备安全控制非常有用。

3. 销售和营销系统

经理可以通过销售和营销系统监控公司的销售和广告效果。通过客户评价和评论，营销系统可以生成报告，帮助经理提高产品质量。利用销售系统的营销经理可以使用报告来了解预期的销售额并评估其与当前收入的比较情况。他们可以利用此信息识别模式并制定未来的发展解决方案。这些系统可以跟踪产品之间的价格差异以及特定零售商使用的当前促销和广告活动。经理可以利用此信息跟踪产品的销售情况并针对其他促销或折扣。

4. 库存控制系统

它跟踪所有与库存相关的事件，例如盗窃、变质和现有库存，使管理层能够查看哪些产品销售更快，需要补货，无论是在特定零售地点还是在公司仓库中。库存控制系统跟踪库存进入仓库、从仓库到商店、销售和退货的移动。

5. 会计和财务系统

它跟踪组织的资产和投资。它汇编了所有与联邦、州和地方税收、工资单和养老基金法律要求的财务报告相关的信息。如果机构发布年度报告，会计和财务系统会提供此类审计所需的报告。它还使日常交易的发布变得更容易，例如销售收入、退货和银行存款。此方法是利润表和资产负债表等月度报表的基础。此外，这些报表有助于经理将公司当前的财务成功与其历史业绩进行比较，并为未来的扩张设定目标。

6. 人力资源

通过利用此信息管理系统，管理层可以控制信息在公司内部的分布。办公自动化信息系统包括经理用来与其他部门经理、员工甚至其他员工进行沟通的电子工具。工资单、福利和退休都是会计和财务系统的财务组成部分，由该系统跟踪。人力资源系统还跟踪许多其他事项。提供法定合规要求的培训课程通知和人力资源法规促进了员工、人力资源和管理层之间的沟通。

7. 决策支持系统

决策支持系统从内部和外部来源收集信息，以协助经理做出业务选择。来自内部来源的数据示例包括来自其他部门的数据，例如财务数据、库存数据或某个季度的当前销售利润。外部数据来源包括行业发展、利率以及与竞争对手或供应商相关的成本。在就建筑增长、年度工作配额或新政策制定做出判断时，经理可以使用决策支持系统。

8. 执行信息系统

执行信息系统旨在帮助执行管理层监督高管。通过以表格和图表的形式提供信息，该系统使经理能够轻松分析数据并做出明智的判断。

9. 营销信息系统

营销信息系统是指定期和持续地从内部和外部来源系统地收集、分析、解释、存储和呈现市场信息给营销人员。它为营销人员提供重要细节，以决定如何最好地执行营销操作，例如定价、包装、新产品开发、分销、媒体和促销。

10. 交易系统

交易处理系统在组织的日常交易活动中捕获数据。它们还可以监控其他日常操作，例如商品队列或各种商品的预订。交易系统可以自动化工资单和其他涉及存款的公司操作。

11. 学校信息管理系统

学校信息系统（SIMS）使学校能够高效运作。许多学校正在利用这项技术来处理学校的所有幕后操作以及塑造年轻人的思想。学校信息系统减轻了维护和管理学生考勤记录的工作量。

12. 企业资源规划

公司使用软件或系统来规划和管理日常活动，例如供应链、制造、服务、财务和其他流程。企业资源规划软件可以执行会计和采购、项目管理、客户关系管理、风险管理、合规性和供应链操作等多种任务，以自动化和简化公司或组织。

MIS的优点

• 促进规划：随着组织规模和复杂性的增长，由于MIS为有效决策提供了有用的信息，经理现在可以远程工作，而不是在运营地点工作。
• 最大限度地减少信息过载：MIS有助于将数据分割成更易于管理、与决策相关的组件。因此，大量结构化数据不再那么令人困惑。
• MIS鼓励权力下放：权力下放通过MIS得以实现。这有助于更新组织政策和实践。由于在较低级别的绩效衡量方面存在少数系统，这是可行的。
• 带来协调：所有组织决策节点都通过MIS连接。这确保了组织的有效运作。它有助于吸收专业活动，使每个领域都能理解其他领域的需求和困难。
• 使控制更容易：MIS是连接管理规划和控制的关键工具。MIS使用计算机扩展数据处理和存储能力，同时降低成本。它提高了管理层评估和提高绩效的能力。

MIS的缺点

• 设置和配置成本相当高：MIS的主要缺点是其部署成本对于企业来说非常高。此信息系统需要大量的硬件和软件组件才能运行。
• 缺乏自我更新的灵活性：MIS无法像许多其他应用程序那样自动更新。系统必须通过收集原始数据并将其输入以进行处理和更新以前存储的数据来手动更新。
• 欺诈风险：在每个交易阶段，都必须进行适当的控制和检查。任何违规都可能导致潜在危险情况，例如入侵者发布非法交易。
• 只考虑定性因素：MIS忽略了非定性方面，包括员工士气、态度和动机，而只考虑定性因素。
• 严重依赖技术：在计算机化信息系统中，技术依赖性很重。在任何设备或软件故障期间，信息都无法访问，直到必要的软件或硬件被替换。