内部控制的优缺点

根据 L.R. Dicksee 的说法，“内部稽核是一种簿记安排，通过簿记过程本身可以防止或识别错误和欺诈”。它指的是由员工进行的例行内部审计，其他员工可以独立审查每位员工的工作。

英格兰和威尔士特许会计师协会 (ICAEW) 将内部稽核定义为：“作为例行系统一部分的日常交易的检查，通过该检查，一个人的一项工作可以被另一个人独立地证明或作为其工作的补充，目的是预防或及早发现错误或欺诈。”

内部稽核是一项持续进行的程序，是日常生活中的常见组成部分，它与每天发生的每笔交易有关。内部稽核是通过互补的任务分配以及一人对另一人的工作表现进行独立审查来实现的。

内部稽核系统的特点或特征

1. 工作分工

某项商品可能需要由一名员工展示，发票可能需要由另一名员工准备；现金可能需要由第三位簿记员凭发票收取，某项商品可能需要根据已收款的发票发货，某项商品可能需要根据送货单核对其实际发出情况，等等。

在大型组织中，这种专业化分工可以加快运营速度，并立即纳入内部控制。

2. 交叉检查

公司应制定此类规则，以便其他员工可以审查工作。通过轮岗，一名官员可以检查一名员工的工作。

3. 设备使用

在这个现代化的环境中，各种任务都可以通过打卡机和工资计算器等设备来完成。组织应该利用有助于内部审计的工具。

4. 自我平衡系统

组织可以使用自我平衡分类账账户来促进内部审计。其管理层决定了其有效性。

5. 工作轮换

不允许任何员工在一个工作岗位上停留过长时间。当人们熟悉一个系统并拥有其专属访问权限时，他们就有更大的自由来操纵系统。

6. 专业化

并非所有员工都具备正确维护账簿所需的特定专业知识。因此，公司应提供培训以提高员工的能力，从而加强内部控制。

7. 控制

在与客户和公众有直接互动的场合，更容易发生欺诈。为了使内部稽核系统更有效，经理可以监督这类工作。

8. 授权级别

需要明确的授权级别，以对应不同交易的处罚。责任必须与授予的权力成比例地提取。授权级别的存在导致对下属工作的评估。

内部稽核的目标

1. 内部稽核有几个目标。以下是一些例子：
2. 对员工施加道德压力
3. 确保会计系统生成准确和充足的数据。
4. 防范业务资源的欺诈、疏忽和效率低下。
5. 商业交易中工作分配的决定不应被记录下来。
6. 分配每个簿记员的任务和职责，使其能够对特定的欺诈或错误负责。
7. 基于劳动分工的理念，减少业务中发生错误、欺诈或违规的可能性。
8. 如果发生错误和欺诈，就很容易发现，因为有效的内部稽核机制是建立在劳动分工的概念上的。
9. 如果发生错误和欺诈，就能轻易发现，独立检查是有效内部稽核系统的特征。

内部稽核的基本原则

内部稽核是建立在一套规则之上的，没有这些规则，内部稽核就毫无意义。以下是这些规则：

1. 公司员工应按义务、权利和责任分配工作。不留干预的余地。
2. 任何人都不能独自负责公司的关键环节。
3. 公司员工分配的任务应定期轮换，以免任何人长时间从事同一工作。
4. 建议每位员工每年至少休假一次，这将有助于发现隐藏的欺诈。
5. 充分的内部稽核系统应使其他人能够自动审查助理的工作。
6. 劳动分工不应过于昂贵。
7. 必须始终采用自我平衡系统。
8. 财务和行政权力应明智地分配给多名官员。
9. 拥有资产的任何人不得访问账簿记录。

内部稽核的优点

1. 对员工的道德约束

内部控制系统可以约束员工的道德，并教导他们诚实、勤奋和正直的价值。

2. 评估员工责任

内部稽核系统确定员工的职责。员工可能要对任何违规行为负责。

3. 欺诈发生的可能性较低

内部稽核方法降低了欺诈的可能性，因为错误和欺诈可以及早被发现。

4. 提高效率

由于内部稽核系统基于劳动分工，因此可以确保更高的效率和速度。

5. 使审计工作更轻松

由于内部稽核系统能够进行抽样检查，审计员的工作大为简化。

6. 可以创建最终账目

在内部稽核系统中，“损益表”和资产负债表可以快速创建。

7. 完整准确的交易记录

内部稽核系统还可以在每个簿记余额上提供所有交易的准确和完整的记录。

8. 识别欺诈或违规行为

在造成任何复杂情况之前，可以发现员工的任何不诚实或违规行为。

9. 测试可能性

假设审计员认为内部稽核系统足够。然后，他可以通过考虑错误或薄弱环节来利用抽样检查来帮助他。

内部稽核的缺点

相互依赖会阻碍任务的快速完成。如果缺少一名员工，日常运营将受到重大干扰。以下是内部稽核系统的一些缺点：

1. 昂贵

内部稽核系统耗时且耗钱更多。

2. 工作动力不足

审计员可能工作不集中，并盲目依赖内部稽核系统，这可能会对审计工作的质量产生负面影响。这是内部稽核机制的另一个重大缺陷。

3. 不适用于小型问题

小型企业不应使用内部稽核系统，因为它们可能发现它不经济。

4. 员工之间的勾结

如果相关员工联合起来，他们可能会向老板隐瞒一些异常情况，阻止其被发现。员工这样聚集可能不合适。

尽管存在这四项缺点，但进行内部检查对于所有类型的企业都至关重要。

5. 高层官员的疏忽

有可能一些负责任的高层官员会变得自满，因为他们认为——也许是错误的——一个强大的内部稽核机制不会出问题。

6. 对审计员来说有风险

如果审计员依赖于系统的输出而不应用自己的检查和程序，那么如果系统出现故障，他的工作就不能免于错误。

7. 以速度换质量

在内部稽核系统中，工作质量受到影响，因为公司职员优先考虑速度，而不关心这样做是否会导致工作质量下降。