2020 年顶级技巧 Microsoft Word

Microsoft Word 是行业标准的文字处理工具，用于文本处理。尽管初看起来很简单，但 MS Word 功能强大，并且包含许多独特的功能。几乎每个人都可能在学校或工作场所使用过这个生产力工具来准备作业、论文、商业报告、研究项目、简历和其他文档。

MS Word 对于简单的图形设计也很有用。对于数字出版，您可以设计宣传册、名片、封面、完整杂志，甚至是电子书。但是，普通用户也可以从其丰富的特性中受益。

精通 Microsoft Word 可以带来丰厚的回报并提高生产力。您的同事也会重视团队中有一位 Microsoft Word 专家。

本文包含一些关键技巧和策略，可以帮助新手和经验丰富的用户在文档处理方面变得更加熟练和高效。

现在让我们来看看一些技巧和策略，以进一步提高您的 MS Word 知识。

1. 利用有用的 Microsoft Word 键盘快捷键

在计算机系统上工作时，执行相同的任务可能会令人厌烦，在 MS Word 中也是如此。虽然多点击几下似乎没多大麻烦，但这些额外的几秒钟累积起来会浪费几分钟。然而，通过使用键盘快捷键，您可以专注于您的内容并加快您的工作流程。

像 Windows 一样，MS Word 也提供数百个快捷键。以下是一些常用的 Microsoft Word 键盘快捷键：

• 使用“Ctrl+A”选择整个文档（包括所有元素）。
• 使用“Ctrl+C”复制选定的元素。
• 使用“Ctrl+V”粘贴复制的元素。
• 使用“Ctrl+S”将元素保存在同一个文件中。
• 使用“Ctrl+X”剪切。
• 使用“Ctrl+N”开始新文档。
• 使用“Ctrl+B”加粗。
• 使用“Ctrl+Z”撤销上一个操作。
• 使用“Ctrl+F”通过“查找”菜单查找内容。
• 按“Ctrl+H”替换元素。
• 使用“Ctrl+T”创建悬挂缩进。
• 按“Ctrl+U”为选定的文本添加下划线。
• 按“Ctrl+K”添加链接。
• 按“Ctrl+Shift+C”复制选定文本的格式。
• 按“Ctrl+Shift+N”使用标准样式。
• 通过鼠标双击和三击来选择单词或短语/段落，分别。

许多用户认为，当他们使用 Microsoft Word 的键盘快捷键时，他们的工作效率更高。键盘快捷键对于有运动或视力障碍的用户来说是鼠标不可或缺的替代品。它们也比触摸屏更容易操作。

2. 一次性删除整个单词

一个不太为人所知的生产力技巧是一次性删除整个单词。

有时，句子需要重新措辞或完全从段落中删除。它可以用鼠标选择和移动。但是，当需要删除句子中的整个单词时，也可以通过按组合键来快速删除。

为了加快您的工作速度，您可以通过同时按 Ctrl 和 Backspace 键来快速删除一个单词。但是，请注意，光标应放置在该特定单词的后面。继续这样做，可以快速删除短语甚至段落。

3. 快速添加占位符文本

Microsoft Word 是否配备了内置的“Lorem ipsum”生成器？您无需退出程序并在网上查找，就可以使用它来快速输入占位符文本。

输入“=rand(P, L)”或“=lorem(P, L)”，用数字替换括号内的字母（不带引号），以快速将占位符文本添加到页面。要指示您想要的段落数，请在字母“P”的位置输入数字。每个段落的长度由字母“L”表示。

输入“=lorem(2,6)”后按“Enter”键，将生成“Lorem ipsum”文本，包含两段，每段六行。

如果您想要不同的占位符，请选择 rand 变体。这将用 Word 帮助文件中的随机句子替换“Lorem ipsum”的伪语言。

4. 使用大纲视图重新组织长篇文档

在处理长篇文档时，大纲视图可以提供组织好的项目符号列表，从而快速帮助您进行重组。

为了更好地理解页面的层次结构，您可以使用大纲视图检查不同的标题级别和子文本；这将删除所有图形。

大纲视图不仅可以加快导航速度，还可以通过拖放轻松重新排列项目。在 Word 功能区或工具栏中选择“视图”选项卡后，按“大纲”进入此视图。

5. 生成、修改、导入和导出 PDF

MS Word 程序最好的功能之一是它可以导入和导出 PDF。即使是 PDF 文件中的文本，也可以轻松提取或编辑，尽管在 .pdf 和 .docx 格式之间转换或跳转时存在一些限制，特别是当涉及大量格式设置时。

导入：PDF 到 Word

Word 对 PDF 也有一些文本编辑功能。程序会在开始转换之前通知您可能适用于您文档的任何潜在限制。

选择 **文件 > 打开，** 然后单击 **浏览** 以查找并打开您的文档进行导入。如果您在目录中找不到文件，请在文档类型下选择 **PDF**。

或者，您可以右键单击 PDF 文件并选择用 Microsoft Word 打开它，以开始转换和编辑过程。如果您在 Word 中导入的文档的布局和图形不是很复杂，您可以编辑其中的任何部分并将其导回为 PDF。

导出：Word 到 PDF

通过将文档从 Word 导出为 PDF 或对其进行密码保护，您可以减少他人修改您作品的可能性。

选择“文件 > 导出”后，单击“创建 PDF/XPS”。选择“另存为”将显示一个类似的对话框，但提供了更多文件类型。

选择完后，单击“选项”按钮以进一步调整一些关键参数。尽管此按钮在 Word for Mac 上可能不可见，但仍然值得继续阅读以了解您仍需包含的内容。

符合 PDF/A 标准

如果您希望您的文档能够持续检索和存储以供将来使用，请勾选“PDF/A 兼容”复选框，这将嵌入您的所有信息到 PDF 中，并确保它可以在任何设备或显示器上一致地打开。

文件的内容始终完全可访问，因为它禁止使用嵌入式视频或音频，禁用 JavaScript 以防止修改，并且不允许密码加密。

优化图像质量

此配置非常简单。您将收到一个 PDF，该 PDF 会减小文件大小以保持图像质量，因此不适合在互联网上共享或作为电子邮件附件。当您的论文和相关的照片准备好打印时，请相应地勾选选项框。

对于大型数字印刷，使用 MS Publisher、Affinity Publisher 或 Adobe InDesign 等专业软件可能更可取。

当字体未嵌入时，使用位图文本

您选择的字体可能不会出现在生成的 PDF 中。这是因为读取文档的设备上未安装字体，或者字体的许可限制禁止将其嵌入 PDF。

通过启用此功能，Microsoft Word 将尝试将您的文本转换为位图图像格式，绕过限制，使您的作品以您想要的字体显示。

通过输入密码加密文档

Microsoft Word 可以使用密码存储和加密文档。要加密文档，您需要从 **文件 > 信息** 中选择 **保护文档**。从弹出菜单中选择 **“用密码保护”**，然后按照说明进行操作。设置密码后，Word 将加密文件，并在下次打开时要求您输入密码。

一旦您的文档被保存，它就会被保护，并且需要密码才能打开或解密。建议选择 6 到 32 个字符之间的密码。

6. 插入或修改水印

另一种保护文档的方法是使用水印。但是，在这种情况下，您通常想声明内容的归属，警告读者其机密性（例如，在整个文档的主要文本后面放置“机密”或“绝密”），并定义文档的用途（例如，使用“草稿”和“紧急”等术语）。

例如，您可以使用您的公司徽标图片作为水印。

首先，从“设计”选项卡中选择“水印”。通过选择“自定义水印”，您可以添加自己的文本或基于图像的水印，或从提供的样本中选择一个。

为了保持清晰度和可读性，建议您根据水印类型使用图像水印的冲蚀效果或文本的半透明效果。您想删除文档的水印吗？只需转到功能区上的“设计”选项卡，然后从“水印”子菜单中选择“删除水印”选项。

7. 文件恢复：救命稻草

有时，一次意外点击、突然的 PC 故障或停电都可能导致您尚未保存的数小时工作瞬间付诸东流。因此，Word 提供了 **自动保存** 和 **文档恢复** 功能，可以存储任何最近未保存文档的临时副本。

选择 **文件 > 信息** 下的 **管理文档**，以访问这些文件。单击“恢复未保存的文档”后，从对话框中显示的列表中选择一个文件。

此外，如果 Word 确定文件因损坏或丢失而需要修复，您可能只能有时才能令人满意地找到早期恢复的版本。但是，即使文档只能部分恢复，任何东西都比从头开始要好。

此外，您可以修改 Word 的自动恢复设置，这些设置允许您更改未保存文件的临时位置和自动保存的频率。选择“文件 > 选项”后，从弹出菜单中选择“保存”以访问其设置。此位置允许您将自动恢复文件保存到不同的位置，并调整各种其他选项，例如 Word 将自动保存多少分钟。

8. 可用性改进：工具栏

为了让您保持忙碌，Word 提供了大量在后台运行的功能和可见的前端工具。位于标题栏下方的 **功能区**、Word 窗口底部的 **状态栏** 以及顶部的 **快速访问工具栏** 是主要关注点。

快速访问工具栏

您可以在快速访问工具栏中找到软盘保存图标以及撤销和重做按钮。为了持续将您的工作保存到云端（OneDrive、SharePoint），较新版本的 Word 现在带有自动保存设置。

可以通过右键单击现有项目或单击带有小箭头的自定义按钮来更改此工具栏。打印预览、创建表格和开始新文档只是子菜单中提供的一些选项。为了使功能区顶部不那么拥挤，您也可以将此工具栏配置为显示在其下方。

功能区

要修改和准备文档，您需要做的就是打开功能区并选择与其中不同工具对应的选项卡。只需右键单击一个选项卡，通过 **文件 > 选项** 进行点击，然后选择 **自定义功能区**，您就可以相应地更改功能区选项。

与快速访问工具栏类似，您也可以在功能区上添加和查看类似的项目。此外，您可以通过添加一个新选项卡和一套根据您特定工作流程量身定制的指令来进一步自定义体验。尽管默认布局对大多数用户来说效果很好，但能够自定义 MS Word 的功能区布局以满足您自己的偏好仍然是令人愉悦的。

您是否觉得功能区太拥挤？要消除打字时的干扰，请从“自定义功能区”菜单中删除不使用的选项卡。或者，您可以通过按窗口右上角的向上箭头（快捷方式：Ctrl+F1）将功能区折叠起来，使其仅显示选项卡标题。

状态栏

Word 在状态栏（位于底部）动态显示缩放滑块、多种阅读模式（焦点、阅读、打印和 Web 布局）以及其他相关的文档属性。

可以通过右键单击任意位置进行自定义，然后从子菜单中选择或取消选择项目来显示或隐藏相应的选项。拥有页码和字数信息对于您试图在论文字数限制内完成写作很有帮助。

此外，拼写或语法问题也将在校对进度指示器中显示，您可以点击它以查看更多信息。此外，您可以从此处比通过“审阅”选项卡更快地访问 Word 中的修订跟踪。

9. 确定您的阅读级别

提高论文的可读性总是一个好主意，所以花点时间。您可以使用 Word 内置的校对功能来获得可读性得分并进行编辑以改进写作。

要选择校对设置，需要转到 **文件 > 选项**。

要激活此功能，请在“在 Word 中校正拼写和语法时”部分下的列表中的最后两项/复选框上打勾。您还可以使用拼写检查的快捷键（F7）即时获取您作品的可读性统计信息。

启用此功能后，在 Word 的拼写和语法检查之后，您的作品将根据 Flesch 阅读轻松度和 Flesch-Kincaid 年级水平测试获得阅读级别。这些测试的主要思想是它们考虑了句子的平均长度和每个单词的音节数。

Microsoft 建议 Flesch 阅读轻松度测试获得 60 到 70 的分数，年级水平检查获得 7.0 到 8.0 的分数。如果您进行了多项调整但仍无法达到预期结果，请不要对自己太苛刻。您的目标应该是重写和简化您的论文。

10. 将文档设为只读

处理敏感或私人材料时，采取安全预防措施至关重要。使用 Microsoft Word 可以非常轻松地进行密码保护您的文档以及施加编辑和访问限制。您还可以将文档标记为只读，以阻止他人进行修改。

实施编辑限制是您文档的一项重要安全措施。通过此，您可以将格式限制为几种类型（表格、页眉等），并指明是否允许其他用户跟踪更改、添加注释、完成表单或仅将文档标记为只读。

如果您确实需要同事对文档的某一部分进行更改，或者您只希望某些用户能够进行更改，那么您可以选择所需的文本并在例外情况下添加用户的姓名。首先，您需要转到文件 > 信息 > 保护文档。之后，单击“限制编辑”或“按人员限制权限”按钮，这将激活所需的功能。

您还可以使用 MS Word 的检查文档工具来验证或删除文档元数据中的个人身份信息，包括电子邮件标题、路由单（文档分发）、隐藏文本、作者、主题和标题，以及宏。

在与他人共享文档之前，您还可能希望使用此功能来删除与同事的任何先前合作历史记录（注释、修订跟踪和修订）。

因此，您需要首先转到 **文件 > 信息** 并选择 **检查问题** 来启动 **检查文档功能**。从弹出菜单中选择第一个选项，将打开一个新窗口，其中列出了 Word 可以为您检查的所有内容。做出选择后，单击 **检查** 以允许 Word 检查文件。在审阅并删除任何必要信息或通过选择某项类别旁边的 **全部删除** 来删除整个标准后，单击 **关闭** 以完成文档检查过程。

附加技巧：使用深色模式关闭灯光

如今，几乎所有流行的软件或服务都不提供深色模式选项。MS Word 进军这一领域有些晚，但用户现在可以通过将程序刺眼的白色画布更改为深灰色，在深夜平静地工作。

值得注意的是，要激活 Word 中的深色模式，必须将 Office 主题设置为黑色。

您可以通过在 **文件 > 帐户** 下的可用主题列表中选择 **黑色** 来实现这一点。之后，MS Word 将变为黑色，包括画布，文本和其他彩色组件的颜色将按比例变化。