MS Excel 的优缺点

广泛使用的电子表格程序 Microsoft Excel 将所有类型的数据划分为列和行，并支持基于公式的数据输入和设置。在理解 MS Excel 是什么之前，让我们先获取更多关于它的知识。

数据可以作为表格输入到 MS Excel 电子表格应用程序中。Microsoft Excel 电子表格中的数据分析非常简单。微软公司于 1985 年推出了电子表格程序 Microsoft Excel。

即使近 30 年过去了，MS Excel 仍然是世界上的佼佼者。然而，在接下来的段落中，我们将解释什么是 MS Excel，如何轻松地使用它来捕获数据，以及在当今时代，哪些比 MS Excel 更简单的平台和程序已经取得了成功。

历史

Microsoft Excel 的初始版本，称为 Multiplan，于 1982 年首次亮相。它曾是流行的 CP/M（微型计算机控制程序），但很快就因其他软件和程序而失去了受欢迎程度。

然后，在 1987 年，微软发布了适用于 Windows 的 Excel v2.0，到 1988 年，Lotus 1-2-3 和新兴的 Quattro Pro 也发布了。VBA（Visual Basic for Applications），也称为宏，已集成到 Excel v5.0 for Windows 中，这是微软于 1993 年首次发布的。

此外，它为自动化重复性任务（如数据处理、流程自动化和向企业呈现数据）创造了几乎无限的机会。

如何启动 MS Excel？

如果您想了解 MS Excel 是什么，您还必须了解它是如何启动的。如果您仔细阅读下面的方法，您将可以轻松地在您的计算机上访问 MS Excel。

• 在 Windows 中，首先单击“开始”。
• 接下来，选择“所有程序”。
• 您的下一步操作将是选择“MS Office”。
• 之后，在 MS Office 中选择“MS-Excel”选项。

如果您不想走那么长的路。在这种情况下，您可以先单击“开始”按钮，在提供的搜索框中键入“Microsoft Excel”，然后选择“Microsoft Excel”即可启动。

MS Excel 如何工作？它是什么？

在 Microsoft Excel 中，文件称为工作簿。 工作簿通常至少包含一个工作表。工作表是指您可以输入数据并进行计算的网格。一个工作簿可能包含多个工作表，每个工作表都有一个唯一的名称。

工作表按行和列组织。单元格被定义为任何列和行的组合。您可以在单元格中输入任何信息。大量的文本、日期、数字或公式都可以输入到单元格中。每个单元格的数据输入选项包括各种边框、背景以及字体颜色、大小和类型。

MS Excel 的一些功能

MS Excel 不是一个小程序，因此它有很多功能；下面，我们将告诉您除了各种编辑和格式设置之外，此电子表格还有哪些内容。

I. 开始

在此功能下，您有字体大小、字体样式、字体颜色、背景颜色、对齐方式、格式选项、单元格插入和删除以及编辑选项。

II. 插入

您可以使用此工具添加公式、符号、图形、图表和迷你图，以及图像和图形、表格、页眉和页脚，该工具还提供表格类型和样式的选项。

III. 公式

正如我们之前所说，MS Excel 能够生成包含大量数据的表格。使用此功能，您可以为数据表添加公式并立即获得结果。

IV. 统计

此类别包括用于添加外部数据（来自网络）、筛选选项和数据的工具。

V. 审阅

在此审阅类别下，您可以校对 Excel 表格（例如，运行拼写检查），并且可以轻松地在此部分添加注释。

VI. 视图

您希望电子表格显示的各种视图可以在此处轻松修改。此类别包括缩放和缩小等出色选项。

VII. 页面布局

在此页面布局选项下，有一些出色的选项，包括主题、方向和页面排列。

用途

MS Excel 因其组织数据和进行财务分析的能力而闻名并被全世界使用。它被用于所有业务职能以及从中小型企业。

Excel 的主要用途是：

1. 数据录入
2. 数据管理
3. 会计
4. 财务分析
5. 财务建模
6. 图形和图表制作
7. 编程
8. 客户关系管理 (CRM)
9. 时间管理
10. 任务管理

MS Excel 的优点

由于数据易于保存，并且可以轻松快速地添加和删除信息，因此 MS Excel 可用于多种功能。

使用 MS Excel 有许多显著的好处，包括：

1. 简单的数据输入： MS Excel 常用于数据输入或分析，因为电子表格中可存储的信息量没有限制，可以轻松输入所需的大量数据。在 Excel 中，筛选数据非常简单且非常有用。
2. 更轻松的数据检索： 查找打印在纸上的信息可能需要更长的时间；然而，Excel 电子表格则不然。数据可以轻松找到和检索。
3. 易于使用的数学公式： MS Excel 的公式功能使计算变得更简单、更快捷。
4. 更可靠： 这些电子表格可以设置密码保护在笔记本电脑或台式电脑上，与记录或写有数据的纸张相比，丢失的可能性要小得多。
5. 所有数据集中在一个位置： 过去完成纸质工作时，数据存储在单独的文件和登记册中。现在，可以将多个工作表添加到单个 MS Excel 文件中，这变得更加实用。

MS Excel 的缺点

1. 数据和增长： MS Excel 的主要问题之一是它无法处理数千行以上的数据，否则会变得停滞。它还施加了文件大小限制。然而，就像任何应用程序或软件工具的问题都有解决方法一样，这些问题也有解决方法。如果您发现自己处于其中一种情况，请不要放弃；相反，请查看 Excel 中可用的工具并发挥创意地应用它们以获得所需的效果。
2. 难以学习： MS Excel 的另一个限制是它可能难以学习。这是因为有许多不同的元素，如公式、函数和键盘快捷键。然而，通过 Excel 初学者教程或使用模板快速开始，并采用良好的学习方法和定期练习，可以缓解这一缺点。
3. 复杂公式： 使用 MS Excel 的一个缺点是存在多层复杂性。例如，有些人可能会觉得处理简短的工作（如为客户制作库存清单以便他们可以补充商店）更容易，而另一些人可能不熟悉公式和图表，这可能会花费大量时间。为了避免错误，您必须精通语法和公式使用。
4. 缺乏快速自动填充功能： 该程序缺乏快速自动填充功能是另一个问题。对于只有基本知识的人来说，不理解公式的工作原理可能是另一种困难的体验。因此，您将不得不从头开始学习界面；然而，这些缺点除了掌握 MS EXCEL 技能集之外，还可以提供持续的个人成长和发展的机会。
5. 计算错误：MS Excel 最显著的缺点是计算中存在不准确之处。例如，在处理分数或百分比时，可能会丢失小数点，从而在屏幕上产生错误。这可能会使不知道自己在做什么的人在没有专业人士帮助的情况下难以解决问题。您还需要了解如何正确使用日期和货币格式。

结论

Microsoft Excel 的有效性取决于您想用它做什么类型的工作。简而言之，您想在什么水平上使用它？如果您只需要它的基本功能，MS Excel 是一个不错的选择。然而，如果您是一名会计师，您可能需要寻找替代方案。了解 Microsoft Excel 对业务和学习的优缺点将有助于您确定其余部分。