企业资源规划 (ERP) 的用例

如果您是会计专业人士或公司所有者，您可能已经熟悉企业资源管理 (ERP) 软件的“内容”：财务、物流、人力资源、客户支持以及与公司流程相关的其他信息都整合到一个计算机系统和一套应用程序中。实施企业资源规划 (ERP) 系统通常可以通过提高理解力和生产力，为企业带来即时成本节约，从而快速获得投资回报。

然而，企业究竟如何利用 ERP 的这些众多模块来获取回报？企业资源规划 (ERP) 系统的每个组件在帮助公司取得成功方面扮演着什么角色？对于每个组件，我们将介绍典型的 ERP 应用以及它们如何支持不同的公司流程。

1. 库存管理

以前：商店运营团队通过盘点商品来确定当前库存量，并将其记录在 Excel 文件中。公司只有在货架几乎空时才会订购更多商品，因此仓库工人不信任这些数据，产品经常缺货。由于仓储设施工人常常难以发现物品，因此履约效率低下且缓慢。

此后，商店引入了一个补货模块，该模块显示库存的当前状态以及商品在运往仓库过程中的库存变化。运营经理每天早上可以通过将销售数据与当前库存量进行比较，来决定公司是否需要发出任何采购订单 (PO)。此外，由于库存管理工具显示了每件商品的精确位置，因此配送团队每天都能完成更多的订单。

2. 采购

制造商在寻找制造商和获取生产商品所需未经加工原材料的报价上浪费了过多的时间。一名工人必须亲自获取估价，评估它们，决定中标者，然后提交采购订单。员工经常需要更改其授权商家列表及其电话号码，这进一步阻碍了整个过程。

通过使用采购模块，公司可以通过自动化报价查询、集中存储每个回复以及只需轻击几下按键即可生成采购订单来节省大量时间。采购订单（或采购）模块使企业能够监控每个待处理采购订单的状态，并维护所有供应商的最新列表。

3. 营销和销售

一家小型批发商经验丰富的销售人员对生成商品订单和估价所需的工作量越来越感到恼火。销售代表很难记住哪些客户应该为重新订购做准备，因为机会位于销售漏斗中。此外，公司希望与更广泛的潜在客户沟通，但它无法处理数字广告、熟人和电子邮件营销活动。

销售代表可以使用企业资源规划 (ERP) 营销和销售程序，在几个小时内将估价转换为商品订单，并向消费者分发系统生成的账单。为了决定最佳行动方案，营销和销售部门都可以确定每个购买者在购买过程中的位置。促销工具使他们能够导入邮件列表，并通过多种媒介的邮件和广告接触新客户，从而使批发商的年收入增加了 10%。

4. 生产

在运营的最初几年，一家小公司使用电子表格和记事本跟踪每日产量数据和库存可用性。然而，随着公司的扩张，这些手动流程成为了一个重大障碍，因为它们使得难以确定公司当前的制造能力，并在物资短缺时浪费了生产时间。

公司在购买组装 ERP 组件后，可以看到未来几周和几个月的预计吞吐量，并将其与可访问和已订购的供应商进行比较。它可以根据该策略监控产量，并在需求增长时扩大规模——即订购更多物资并雇用更多员工。

5. 财务管理

一家直接面向消费者 (D2C) 的公司拥有一个自动化营销系统和一个 CRM（客户关系管理）系统，其唯一重点是为客户提供卓越服务。然而，它仍然需要使用一套更规范的电子表格以及网上银行应用程序来管理其资金。除了花费大量时间维护每个采购订单（应付账款）和客户订单（应收账款）外，这种缺乏洞察力的情况还常常使公司陷入危险的财务困境。

该公司购买了一个会计组件，该组件维护一个总账，并立即记录每一笔应付账款和应收账款交易。企业能够更有效地监督其支出和财务。通过生成重要的财务数据，如现金流量表、资产负债表和交易发票，该工具方便了会计人员的工作。该系统甚至使用神经网络 (AI)，更精确地说，是机器学习，将交易与数百条相似记录进行比较，以识别可能的错误或非法付款。

6. 客户关系管理 (CRM)

一家制造供应商的收入随着竞争的加剧而停滞不前。它寻求与现有客户寻找追加销售机会并获取新客户，但它在这些类别上的数据不均衡且不足。

制造商购买了一个用于 CRM 的 ERP 组件。销售代表可以使用 CRM 在客户或潜在客户在公司网站上填写表格时接收信息，从而迅速跟进他们。通过集中每个客户的购买历史记录，CRM 使公司能够通过提供类似商品（例如全新的外设系列或特定品牌）来接触他们。由于销售代表可以访问消费者过去的所有交流，因此客户服务代表可以更快地解决消费者提出的疑虑或询问。

7. 供应链管理 (SCM)

一家快速扩张的零售商被退货淹没，并且由于需求旺盛而经常出现延迟发货。尽管企业拥有仓库和采购管理系统，但越来越难以掌握所有采购订单、客户订单和交货。

商店可以通过利用供应链管理 (SCM) 模块，更好地组织产品订单，根据需求跟踪制造，并根据存储设施收到订单的时间确定采购优先级。当消费者退回商品时，店员使用 SCM 软件扫描每件商品，记录其维修状态，并在需要时启动退换货流程。随着销售持续增长，公司处于更有利的地位进行扩张。

8. 人力资源管理 (HRM)

在过去的三十年里，一个曾经是小型家族企业的人员规模增加了两倍。公司有一个简单的员工签入和签出系统；然而，由于薪资计算耗时过长，其所有者对此深恶痛绝。员工信息（其中一些已过时）嵌入在 Excel 文档中。

这家小公司购买了 HRM Sap 模块。通过所有者每周核实系统生成的工资单以确保其真实性，付款变得更加简单快捷。该系统跟踪员工信息，例如联系方式、雇用合同和税务数据。此外，它还指导经理和员工完成年度评估例行程序。为了加快新聘人员的入职和培训，HRM 技术甚至可以个性化这些流程。

成功 HRM 的五个要素

以下是一些充分利用 HRMS 采购的提示

如果您的 IT 文化具有前瞻性，请研究具有 AI 未来和能够立即利用预测数据分析和机器学习的系统。最好尽快开始向系统提供数据。

各种人力资源管理系统在特定领域表现出色。您的离职率高吗？接下来，密切关注潜在员工的管理工具。拥有国际或多州劳动力？验证系统是否可以管理复杂的薪资情况。

为了正确计算投资回报率，除了日常运营外，还要关注该框架将如何支持人才保留、为人力资源人员腾出时间进行增值项目以及减少审计结果。

寻找自助服务替代方案。人力资源专业人员可以节省时间，使经理能够获得定期工时报告，或让员工拥有 W-2 等文件。

充分利用晋升和人力资本管理的机会。人力资源可以在 HRM 内部设计培训计划，定制职业发展路径和学习目标，并建立指导计划。

9. 项目管理

一家精品咨询公司拥有一个易于使用的财务系统，但随着客户数量的增加，跟踪特定项目的费用和资产变得越来越具有挑战性，这对于正确的计费至关重要。收集所有这些数据需要工作，并且专家最终有助于项目成本计算。账单中的不准确之处经常在客户收到后才被发现，这损害了信誉并阻碍了现金流。

所有这些数据都由项目通过组织为管理项目而购买的企业资源规划 (ERP) 组件进行跟踪。该工具不仅显示项目状态，还跟踪指定的专家、工作时间、差旅费用和客户往来信函。用于项目管理的软件在达到特定阶段时立即生成并向客户发送费用。

10. 合规性监控

制造公司意识到，其现有设置将无法跟上一个月后生效的更新会计标准。该生产商拥有一个由两人组成的会计团队。一旦一个组织意识到这将是一项超出其小型财务团队能力范围的重大任务，它就会聘请第三方公司来协助。然而，审计过程并非总是精确的。

第二年，产品制造公司将其最初员工的簿记系统更换为更强大的系统，其中包括合规性审计。法律义务会定期变化，该软件将通知公司任何公司或地区法律的变化以及新兴的全球要求，例如 IFRS 15。财务报告解决方案还将所有相关数据链接到行动，从而大大降低了审计准备的难度。

11. 资产管理

在完成一轮重大投资后，一家电子公司扩大了员工队伍，并搬进了更大的总部。这意味着每个新员工都需要额外的家具，以及笔记本电脑、显示器和其他技术。

一家新公司可以利用资产管理 ERP 模块处理有形库存的每个阶段，从采购到摊销再到报废。为了满足监管和会计要求，它维护着记录，显示企业用品和计算机硬件随时间的价值。它处理租赁付款、摊销和财产的其他会计处理，以遵守财务和租赁会计法规。

12. 网上购物

多年来，一家只向零售商供货的 B2B 分销商一直听说直接面向消费者 (D2C) 电子商务的巨大潜力。这家供应商决定是时候扩张了。公司指派少数员工创建 D2C 渠道计划，并选择要在网上销售的产品。

然后，供应商整合了一个购物车 ERP 模块，将其信息网站转换为一个处理交易的在线商店。借助该模块直观的功能，广告部门可以迅速利用电子商务趋势，添加新产品，更改现有产品的内容，并更新网站的美学。选择一个与 ERP 集成的在线销售平台，消除了对外部解决方案连接的需求，例如订单（包括存储管理或 CRM 系统），因为所有订单、消费者和交易信息都已复制到 ERP 中。

13. 商业智能 (BI)

一家销售技术的公司借助一流的企业资源规划 (ERP) 系统管理会计、广告、营销、客户服务、人员等。尽管这些数据非常有价值，但企业需要改进其操纵和呈现信息的方式，以吸引新一轮投资。

为了使管理人员和投资者更容易理解信息，销售软件的公司包含一个企业分析组件，可以将信息转换为可视化和图表。此外，该工具可以帮助识别其应用程序的最佳目标企业，或者估计其正在考虑开发的新产品的潜在客户群。利用来自公司内部和外部的数据，一个组织的信息软件甚至可以利用人工智能更准确地预测未来的财务结果。

14. 乘数效应

一家结合了许多模块的公司受益于自动化报告和 IT 优化，这些超出了其组件的总和。假设 CRM 和在线购物是关联的。在这种情况下，销售产品的网站可以根据访问者的过去购买或网络浏览显示个性化的商品建议，甚至个性化的网站主页。这可能会提高整体转化率和订单的平均价值。据此，一家公司可以通过连接的 HRM 和 SCM 组件监控每个员工在给定小时或一天内完成的平均订单量。为了证明该员工超出了目标并说服团队负责人该员工值得加薪，该员工的经理可以在准备绩效评估时使用此信息。

计算机化报告

许多企业都意识到他们的配送中心效率低下，或者完成账务需要过多的时间。但他们正在确定这些问题的根源。报告通常会突出根本问题，例如低效的业务流程，因此高管们知道他们应该把注意力放在哪里以及如何解决它们。

当使用更多的 ERP 模块时，可以访问更多信息，并且结论也更可靠。应包括每个组件的监控功能，例如物流链或人力资源。财务报表可以涵盖很多方面。例如，三月份的支出与四月份的支出有何不同？或有限制（上周德克萨斯州客户的平均订单价值是多少？）。确保企业资源规划 (ERP) 解决方案中的报告直接且易于定制。

计算机优化

对不同部门和运营使用独立系统的公司每天都需要大量人工劳动、相互冲突和冗余的数据以及其他瓶颈。当企业实施连接到单个数据库的不同 ERP 模块时，它们就能实现这种透明度，从而为高管提供企业当前状况的全面视图。组合系统减轻了 IT 员工的压力，解决了数据准确性问题，并使您的企业能够以与增长相对应的速度增长，而无需增加人员。

除了限制整个组织的透明度外，最初的脱节系统还阻止了制造部门了解可能增加采购的即将进行的促销活动。

拥有多个系统会增加维护员工和 IT 在所有设备上都受过培训的问题，并且增加了运行 IT 的成本。此外，更新可能会成为一个大麻烦：如果一个程序需要更新，它可能会产生连锁反应，需要更新与它“连接”的所有其他应用程序。

ERP 系统的优势

各种类型和所有行业的公司都可以通过实施 ERP 系统来节省资金和时间，同时消除不必要的麻烦。这些时间和金钱优势的主要原因是机器人技术，它通过消除体力劳动，使员工能够专注于其他活动。此外，只有一个知识来源使员工能够及早发现可能的错误，并在问题变得更严重之前解决问题。

ERP 为决策者提供了大量数据，以加速和改进公司运营，即使有些任务他们无法自动化。专业人员可以找到他们所需的任何数据或分析，以做出更有效、更明智的决策，其中包括会计文件和客户详细信息等基本信息，以及使用人工智能优化需求规划和制造的更复杂解决方案。

持续的业务绩效还取决于确保遵守地方、国家和国际法规，而这是该应用程序支持的。云 ERP 提供了上述及更多优势，这是本地系统无法匹敌的，使企业在未来几十年中处于特别有利的地位。例如，对于基于云的企业资源规划，所有维修和增强都由服务提供商负责。它们包含在企业支付的年度注册费中。此外，设备随着业务的发展而没有任何问题。

然而，最重要的是，一个组织配备了一个 ERP，该 ERP 作为每个员工的可靠信息来源。它现在是当今竞争激烈的市场中取得成功的必备工具。