企业文件同步与共享 (EFSS)

引言

企业文件同步与共享 (EFSS) 软件允许用户安全地存储、访问、传输和管理文档、照片、视频和其他数字资产。 它也称为企业文件共享或企业文件同步与共享。EFSS 系统的一个重要方面是其广泛的互联性，这有助于安全轻松的文件共享和协作。

为了适应商业用例，EFSS 系统与消费级文件共享系统一样，提供这些功能以及其他功能。EFSS 系统可以在云、混合或本地环境中部署。员工和其他授权方可能能够访问存储在 EFSS 系统中的数据，无论是内部还是外部。权限会得到严格执行，以提供访问。

IT 部门负责实施和维护 EFSS 系统，这些系统旨在提供一个集中控制的企业解决方案，以及一个可控且透明的替代消费级文件系统的方案。EFSS 解决方案有助于 IT 部门更有效地提供企业级安全性和问责制，这些是保护公司资产和遵守法律义务所必需的。使用公开可用的云服务会导致危险的影子 IT，从而削弱安全性，增加组织遭受网络攻击的风险。使用 EFSS 有助于降低这种风险。尽管文件共享对公司运营至关重要，但仍存在一些问题。通过使用 EFSS 系统，企业可以降低风险。

EFSS 系统利用文件同步（或复制）将文件保存在授权的数据存储库中，使用户能够轻松地在多个设备和个人之间安全地共享文档、图像、视频和其他数据。然后，用户可以通过 EFSS 支持的任何设备远程访问 EFSS 系统中的数据。

EFSS 系统通常会收集个人或群组的文件夹内容，将副本存储在服务提供商的云存储系统中，并允许个人或群组在其他设备上访问这些副本。这就是 EFSS 系统“共享”信息的方式。当对文件进行修改时，EFSS 解决方案还会自动分发这些更改。当在一个设备上对文件（例如，Word 文档）进行更改时，系统会自动分发这些修改。这就是 EFSS 系统的“同步”部分。

EFSS 系统简化了通常通过电子邮件和文件附件完成的同步和共享功能。结果是，重复的文件副本和同一文件的过时版本堆积如山——这也阻碍了工作流程——从存储设备中移除，减轻了电子邮件系统的压力并清空了收件箱。

EFSS 如何工作？

用户可以通过使用企业文件共享技术，与他人以及在多个设备上安全地交换文档、图像、视频等。雇主通过文件同步或复制将文件保存在授权的数据存储库中，以便员工可以从兼容 EFSS 产品的 PC、平板电脑或手机远程访问它们。

为什么使用 EFSS 服务？

使用 EFSS 服务众多优势之一是它们通常具有有用的功能，例如：

• 为了便于协作，允许用户与公司内部和外部共享文件的 URL 和文件夹
• 确保用户能够访问最新版本的文件，并避免版本冲突
• 通过与现有用户管理和公司应用程序集成，IT 团队可以更轻松地管理数据访问和权限。
• 利用安全工具保护数据，例如加密、防病毒软件和数据丢失防护，提供有关文件访问和使用情况的信息和审计

企业文件同步与共享 (EFSS) 的优势

可靠的 EFSS 解决方案提供企业级功能，增强 IT 部门的安全、控制和灵活性。EFSS 的优势包括：

随时随地安全访问：员工可以在多个公司拥有的设备上访问公司文件进行工作。借助 EFSS，员工可以访问和使用移动设备上的数据，而否则无法做到。该方法将所有数据统一到一个单一的集中式系统中，该系统支持适当的个人从各种移动设备访问数据。

灾难恢复和数据丢失防护：为了防止因人为错误、设备丢失或被盗，或网络安全攻击导致数据泄露，EFSS 服务会集中存储和管理数据。尽管集中化似乎是一个负面想法，但可以通过实施加密和双因素身份验证等安全措施来减少数据暴露。

跟踪审计跟踪和文档版本控制：文件共享和同步解决方案中看到的审计跟踪提供了对文档访问的完全透明。只有授权的用户才能修改文件，并且所有更改都会被记录下来。这使得员工能够更轻松地找到最新版本的文档，并允许他们与原始草稿进行比较。

增强的安全性和灵活性：企业文件同步和共享功能支持临时文件管理，在促进团队合作的同时最大限度地减少对正在进行的业务运营的影响。可以根据当前的业务流程安排文件，从而最大限度地减少员工以数字方式传输文档的干扰。

从 EFSS 到内容协作

Gartner 于 2016 年将 EFSS 从魔力象限中移除。EFSS 被重新分类为内容协作。2017 年，企业内容管理 (ECM) 紧随其后。尽管该类别已被合并，EFSS 和 ECM 仍然是解决方案。

但是，EFSS 已发展到包含更多与内容管理和协作相关的功能。因此，随着数字工作场所的发展和扩展，它仍然是一个有用的工具。现代 EFSS 系统提供军事级数据隐私和消费者级易用性的结合。EFSS 系统的采用取决于持续优化和简化运营的努力，因为用户期望与消费类应用程序相同的易用性。此外，安全性至关重要。有效的内容协作需要保护数据免受可能导致损失、暴露或损害的安全漏洞的影响。

内容协作平台 (CCP) 市场提供了各种优化内容的可访问性和利用率以提高生产力和促进协作的服务和解决方案，这些市场因 EFSS 系统广泛的功能和能力而保持相关性。与其他 CCP 市场中的系统类似，EFSS 解决方案旨在供组织内部和外部的团队和个人使用。由于这些内容协作功能，使得公司可以轻松地授予对企业材料的更多公开访问权限，EFSS 系统成为数字流程的重要组成部分。

EFSS 的功能

设置访问时间限制的能力：可以通过 EFSS 系统在预定的时间段后撤销文件的访问权限。作为标准协议的一部分，这可以由创建文件的个人或管理员设置。

审计跟踪：EFSS 系统会生成并维护审计跟踪——即完整、不可更改的文档访问记录——以满足内部和外部审计的要求。文件中的每项修改都会被记录下来，并包含有关谁进行了修改以及何时进行的详细信息。

易用性：EFSS 系统的采用部分得益于其简单性。使用 EFSS 不需要用户具备技术知识。对于各种用例，大多数 EFSS 系统都附带集成的文件创建、预览和编辑功能。此外，为安全文件和文件夹添加用户权限是一个相对简单的过程。

快速访问最新文件：EFSS 的同步功能可确保主文档保持为主文档并包含最新更新。这使得查找正确的文件变得快速而简单。EFSS 系统消除了耗时的下载版本搜索的需要。

高可用性：EFSS 系统通常使用云作为安全集中的存储库。当 EFSS 系统存储在云中时，它们可以提供这些环境所提供的高可用性。

结论

总之，企业文件同步与共享 (EFSS) 解决方案为企业提供了一个强大的工具，可以有效且安全地存储和共享数据。通过理解文件同步与共享的概念，并根据您组织的具体需求评估各种解决方案，您可以选择最佳的 EFSS 解决方案来改进您的文件管理流程。实施 EFSS 需要仔细规划、熟练执行和用户接受策略。遵守行业法规和实施强大的安全措施对于确保数据保护和合规性至关重要。在您踏上 EFSS 之旅时，请将本综合指南中的数据视为起点。使用 EFSS 解决方案可以彻底改变公司的文件管理流程，同时大大提高生产力、协作和数据安全性。