通告与通知的区别

引言

Circulars（通知/通告）和 notices（告示/通知）是组织和社区中常用的两种沟通形式，它们各有不同的目的和格式。虽然两者都旨在传播信息，但在结构、内容和目标受众方面存在显著差异。本文将详细讨论它们之间的区别。

什么是 Circular（通知/通告）？

类似于广告，Circular 通常印在一页或一本小册子上，目的是向广大受众传播信息，包括组织内的员工、部门或分支机构、业务客户、消费者等。

Circular 信函必须在业务过程中出现的各种事件发生后发送。发送者希望通过这些 Circular 向相关方传递一些信息。Circulating 是将 Circular 邮寄到不同地址的过程。

它们用于许多不同的目的，例如发送员工会议邀请、进行促销活动、执行着装规定，以及通知员工重要的变更，如地址变更、重组和修改。

起草 Circular 时需要考虑的要点

• 读者签名作为已理解内容的证明。
• 必须专门选择写作风格，以确保清晰度和可读性。
• 必须进行油印或印刷。
• 使用“尊敬的先生/女士”等称呼很常见。

Circular 一旦制作完成，就会被静电复印或油印，并留有可更改的细节空间，然后发送给不同的收件人。一旦 Circular 信函被油印并寄给某人，您可以写上您的姓名、地址和个性化问候语，使其独一无二。因此，它们也可以随机分发。也可以以报纸文章的形式发布。

Circular 的目的

• 提供指示
• 阐明新的指导方针和做法。
• 提高对所购买或销售产品的认识。
• 通过提供关于企业及其产品的准确信息来影响读者的意见。
• 吸引读者对材料的注意力。
• 赢得读者的信任。
• 促进销售。
• 征求建议

Circular 的格式

• 发件人参考信息缺失：由于发件人意在通知其他客户，不期望收到收件人的回复，因此在 Circular 中留空了发件人参考信息。
• 缺少内址：Circular 没有内址，因为它们是印制的副本，分发给许多收件人。因此，内址不是预先打印好的。在邮寄信函时，具体的地址会在左下角空白处列出。
• 使用综合称谓：为了使综合称谓更适用于更广泛的客户群体，故采用此方式。
• 使用签名块：在打印时，会创建授权签署人的签名块并附在信函上。
• 具体信息：销售 Circular 必须包含具体信息，即 AIDA 公式——吸引（Attention）、兴趣（Interest）、欲望（Desire）和行动（Action）。

什么是 Notice（告示/通知）？

Notice 指的是由公司授权代表向供应商、客户、员工和客户等各方传达的真实信息。在组织内部沟通方面，所有成员都会在会议前收到通知和议程。

为了确保所有 intended 的人都能够看到，许多组织会将 Notice 张贴在办公室各个显眼位置的布告栏上。组织中的每位员工都有义务阅读其内容。此外，公司网站也会显示 Notice。

起草 Notice 时需要考虑的要点

• 消息必须写在或打印在公司的信头纸上。
• 会议的完整通知应在会议当天、时间、日期和地点给出。
• 必须包含出席会议的成员姓名。
• 还必须提供主持会议的成员姓名。
• 必须左对齐且单倍行距。此外，段落之间应有一个单倍行距。
• 必须包含会议议程。

目的

Notice 的主要目的是引起员工对某些问题的注意。它在终止法律协议（如雇佣合同）方面也很重要。目前有关于以下内容的 Notice：

• 邀请所有人参加聚会
• 将要实施或遵守的新规程或规定
• 计划中的社交聚会
• 内部职位招聘海报
• 有关公司政策的提醒
• 关于相关主题的报告
• 周末
• 分配的每项任务的截止日期。

Notice 的格式

• 公司名称（作为 Notice 的发布者）。
• Notice 的主题应引人注目且具有启发性。
• Notice 的正文可能包含活动和场合的描述、相关的日期、时间、地点以及撰写 Notice 的原因。
• 最后，标明 Notice 发布者的签名、姓名和职务。

Circular 和 Notice 的主要区别

结论

总之，虽然 Circular 和 Notice 都是组织和社区内重要的沟通方式，但它们在几个关键方面存在差异。Circular 通常用于向组织内外的大众受众分享一般信息、更新、规则或指示，其格式可以是专业的也可以是非正式的。另一方面，Notice 是更集中的沟通方式，提供具体信息，如日期、时间、地点、议程和必要行动。它们通常是正式的、结构清晰的，并且针对与问题直接相关的特定个人或团体。

分发频率也各不相同，Circular 通常会频繁分发或按需分发，而 Notice 则在特定时间或事件期间发布。此外，对 Circular 的回复通常不需要，除非明确说明，而 Notice 可能需要收件人的确认或行动。

本质上，虽然 Circular 旨在广泛传播信息，但 Notice 则侧重于针对特定聚会、行为或事件，提醒和吸引特定方。了解这两种沟通方式之间的区别对于有效的消息传递和组织沟通策略至关重要。