备忘录与信函的区别

引言

备忘录（Memo）是一种简短的官方便条，用于告知、指导或建议组织内部的成员。而当与组织外的个人打交道时，如客户、供应商或政府机构，企业则使用一种不同的沟通工具，称为商务信函（Business Letter）。信函是公司发送给非组织成员的个人或实体的简短信息。

大型公司需要一种有效的方式来快速地在组织内外共享信息。虽然电话非常适合即时沟通，但书面方式在保留证据方面更胜一筹。备忘录、笔记、信函、通知和订单等书面记录被公司用于此目的。

备忘录的定义

备忘录（Memo），是“Memorandum”的缩写，是一种用于未来参考的笔记或记录。它是一种简短的、在组织内部非正式使用的信息书面交流方式。有时，它也被称为内部通讯、办公室备忘录或内部往来函件，而不是备忘录。

备忘录的主要目的是分享公司政策、程序或其他官方事项。它们通常是“一人发往多人”的。备忘录可用于各种目的，例如分享新闻、发布指示、向多名收件人提供信息，以及号召大家采取行动或召开会议。

备忘录可以采用非正式的语气，并使用第一人称代词。它们不需要像正式信函那样有称呼语和结束语。

信函的定义

商务信函是一种书面信息，篇幅较长，发送给组织外部的个人，如供应商、客户、制造商或客户。它以专业的称呼语开头，通常使用第三人称叙述，并以礼貌的结束语和签名结束。

信函的起草风格很大程度上取决于发件人和收件人之间的关系。这些信函有多种用途，例如请求信息或反馈、下订单、表达投诉或不满、进行查询或跟进之前的沟通。

信函用公司抬头纸书写、打印或印刷，上面包含公司名称、地址和徽标等详细信息。由于商务信函是双方的证据，因此必须保持礼貌、客气和尊重，以确保及时回复。

备忘录与信函的关键区别

以下细节阐明了备忘录和信函之间的区别

1. 备忘录是用于在组织内部沟通特定信息的简短、非正式消息。另一方面，信函是一种书面沟通形式，包含发送给企业外部人士的简明信息。
2. 备忘录是非正式且简洁的，直接切入正题。相比之下，信函是正式的，通常包含更详细的信息。
3. 备忘录主要在组织内部使用，例如在部门之间，或由管理者向其下属传达信息。另一方面，信函通常用于外部，在两个企业之间或公司与其客户之间交换。
4. 信函通常比备忘录篇幅长。
5. 备忘录通常在组织内部使用，因此不需要签名。然而，信函应由发件人签名。
6. 备忘录用于告知或指示某个部门或一群员工关于特定事项，通常是“一对多”的视角，类似于大众传播。相比之下，信函更为私密，因为它面向特定方或客户，是一种“一对一”的人际沟通形式。
7. 备忘录中常使用技术术语和第一人称代词。相比之下，信函通常避免使用技术术语，而是使用易于理解的词语。此外，信函通常采用第三人称写作。

备忘录与信函的区别

结论

备忘录是商业沟通的重要工具，用于与同一组织内的许多个人共享特定信息。它在记录日常业务活动方面起着重要作用，并可在未来进行参考。

另一方面，信函被认为是与外部人士交换信息最有效的书面沟通形式。它们在向外部来源提供或请求信息方面发挥着重要作用，并可能促使收件人按照发件人的意愿行事。